Une fête d'été pour le personnel. Ce qu'il faut savoir pour l'organiser

Lorsque l'été approche avec ses journées ensoleillées et ses soirées chaudes, l'envie de faire la fête gagne de nombreuses personnes. Les entreprises peuvent en profiter pour organiser une fête estivale unique pour leurs collaborateurs.

Il s'agit bien entendu de bien plus qu'un simple moment de convivialité. La fête d'entreprise crée, dans une atmosphère agréable, un sentiment d'appartenance décontracté. Cela renforce la cohésion au sein de l'entreprise et peut accroître la motivation des collaborateurs.

Ainsi, une fête estivale n'est pas seulement un événement mémorable dans la vie de l'entreprise, mais aussi une contribution importante à la fidélisation des collaborateurs.

Il est toutefois essentiel que la fête soit précédée d'une planification réfléchie. Le guide suivant présente les points clés à prendre en compte.

Pour de nombreuses entreprises, une fête estivale pour les collaborateurs fait partie du programme annuel et est organisée de manière routinière. Cependant, cela ne fait pas seulement perdre une grande partie de l'atmosphère festive.

Si la fête ressemble à une obligation, elle ne suscite pas d'émotions positives chez les invités – les collaborateurs et leurs familles. Les avantages en termes de team building et de motivation sont alors perdus.

Pour éviter cela, les responsables de la planification devraient considérer chaque fête estivale comme un événement unique. La planification ne suit donc pas une routine annuelle. Au contraire, il convient de se poser chaque année les questions suivantes :

• Quel est l'objectif de la fête ?

• Quel thème doit-elle avoir ?

• Quelle atmosphère doit-elle dégager ?

• Quelle ambiance doit-elle créer chez les participants ?
  

Définir clairement les objectifs de la fête estivale dès le départ simplifie non seulement la planification de l'événement, mais augmente également la probabilité que la fête réponde aux attentes des invités et reste ainsi dans les mémoires de façon positive.

Que les entreprises planifient une fête estivale en interne ou fassent appel à une agence événementielle professionnelle, chaque événement engendre des coûts.

Les responsables devraient examiner dès le début de la phase de planification les postes à prendre en compte dans le budget. Voici les coûts habituellement associés à une fête estivale en entreprise :

• la restauration des invités

• les animations

• l'équipement technique

• la décoration
  

Si la fête ne se déroule pas sur le site de l'entreprise, mais dans un lieu événementiel, sa réservation engendre des coûts supplémentaires.

Il convient également de prévoir d'éventuelles prestations additionnelles. Les entreprises peuvent par exemple engager un photographe événementiel pour immortaliser la bonne ambiance de la soirée.

Si la fête d'entreprise est de très grande envergure, il peut également être nécessaire de faire appel à du personnel de sécurité professionnel.

Tous ces postes devraient être pris en compte dès la première estimation des coûts, afin d'établir un budget réaliste. Cette étape permet d'éviter de dépasser involontairement les ressources financières disponibles.

Conseil : Dans les grandes entreprises comptant plus de 50 collaborateurs, il peut être difficile de définir un budget événementiel précis. Dans ce cas, il est judicieux de prévoir une fourchette budgétaire.

Lors de la planification d'une fête estivale, le bon timing joue un rôle déterminant. Cela ne signifie pas seulement que la planification de l'événement doit commencer tôt. Il est également important que la fête se tienne à un moment opportun.

Afin de ne pas perturber le fonctionnement interne de l'entreprise, de nombreuses sociétés choisissent d'organiser leur fête estivale un samedi.

Bon à savoir : Si l'événement se déroule en dehors des heures de travail – le soir ou le week-end – la participation des collaborateurs n'est pas obligatoire. Il est donc possible que le nombre de participants soit nettement inférieur aux prévisions.

Lors du choix de la date, il convient également de veiller à ce que la fête estivale n'entre pas en conflit avec d'autres événements.

Dans les grandes entreprises notamment, il peut être judicieux de fixer la date de la fête estivale au moins six mois à l'avance. Cela offre d'une part une meilleure sécurité de planification et donne d'autre part aux collaborateurs la possibilité de réserver cette journée.

L'atmosphère d'une fête estivale dépend en grande partie du lieu où elle se déroule. Il est certes possible de fêter dans une salle de conférence interne à l'entreprise, à condition que l'espace soit suffisant. Cependant, ce type d'environnement manque souvent de l'ambiance adéquate.

C'est pourquoi certaines entreprises choisissent de réserver un lieu externe pour leur fête estivale, comme un restaurant avec un grand espace extérieur.

Si la fête doit effectivement se tenir en dehors de l'entreprise, il est essentiel de réserver le lieu souhaité suffisamment tôt. En effet, les établissements populaires affichent rapidement complet, surtout en haute saison.

Par ailleurs, le choix du lieu ne dépend pas uniquement de son ambiance. La capacité d'accueil, l'accessibilité et l'équipement technique jouent également un rôle déterminant dans la planification.

Une fête estivale est pour les entreprises non seulement une excellente occasion de motiver leurs collaborateurs et de renforcer la cohésion d'entreprise.

L'événement peut également être l'occasion d'inviter des partenaires commerciaux – tels que des fournisseurs. Cela renforce les liens et instaure une relation de confiance, notamment avec les nouveaux partenaires.

Les responsables de la planification doivent toutefois tenir compte du fait que chaque invité supplémentaire sur la liste fait augmenter les coûts.

Si le budget de la fête d'entreprise doit rester maîtrisé, il est donc judicieux de n'inviter que les collaborateurs de l'entreprise. Pour créer une ambiance plus familiale, il convient également d'inclure les familles ou du moins les partenaires des collaborateurs sur la liste des invités.

Conseil : Pour les fêtes d'entreprise organisées dans un lieu événementiel, il peut être important de connaître le nombre exact d'invités à l'avance. Dans ce cas, il est judicieux d'envoyer aux collaborateurs un e-mail d'invitation suffisamment tôt. Ils devraient avoir la possibilité d'accepter ou de décliner l'invitation avant une date limite fixée.

Cela permet de déterminer, plusieurs semaines avant la fête, le nombre de places nécessaires dans l'établissement.

Une fête estivale pour l'ensemble des collaborateurs peut être une excellente mesure de team building. Cela suppose toutefois que les collaborateurs aient envie de venir à l'événement. Si celui-ci ressemble à un programme obligatoire ennuyeux, la motivation à répondre à l'invitation du dirigeant tend vers zéro.

Pour que la fête devienne un événement dont les invités gardent un souvenir positif, il est essentiel de proposer un programme varié. Celui-ci influence non seulement fortement l'atmosphère de l'événement, mais peut également contribuer à l'image de l'entreprise.

Si les collaborateurs racontent à leur entourage les efforts déployés par leur employeur pour organiser la fête estivale, cela valorise la réputation de l'entreprise. Ce bouche-à-oreille positif augmente à son tour les chances d'attirer l'attention de candidats potentiels.

Conseil : En tant que mesure de recrutement indirecte, une fête estivale est particulièrement pertinente lorsqu'elle est ouverte au public. Cela signifie que l'accès n'est pas réservé aux seuls collaborateurs et à leurs familles, mais que toute personne intéressée et disponible peut y participer.

Que la fête estivale soit interne ou publique, les animations jouent un rôle essentiel. Pour la conception du programme, un mélange des éléments suivants est recommandé :

• Prises de parole – par exemple un discours du dirigeant remerciant les collaborateurs pour leur engagement

• Animations musicales – en plus de la musique enregistrée, de la musique live ou un DJ

• Animations scéniques – la prestation d'un magicien ou d'autres artistes
  

Lors d'une fête estivale, des activités ludiques favorisant le sentiment d'appartenance sont particulièrement recommandées. Cela peut inclure des concours amusants ou de petits jeux-concours auxquels les invités peuvent participer.

Important : la participation ne doit pas sembler obligatoire.

Lors du choix du programme, il convient de veiller à proposer suffisamment d'animations interactives. Pour ceux qui préfèrent éviter les jeux, une piste de danse peut également être mise à disposition des collaborateurs.

Travailler le ventre vide est difficile. Mais faire la fête l'est tout autant lorsque la restauration est insuffisante. Lors d'une fête estivale, des snacks et des boissons en quantité suffisante sont donc indispensables pour les invités.

La forme que prend la restauration des collaborateurs et de leurs familles dépend de plusieurs facteurs, notamment du nombre d'invités et du type de fête.

S'il s'agit par exemple d'un pique-nique d'entreprise estival, les participants peuvent apporter quelques petites choses – peut-être une salade de fruits ou un gâteau.

Bien entendu, les invités ne doivent pas avoir à se débrouiller entièrement par eux-mêmes. Pour satisfaire les grandes faims, un barbecue peut être installé, sur lequel le dirigeant fait griller saucisses et boulettes de viande. Cela crée non seulement une atmosphère détendue, mais peut aussi renforcer les liens personnels au sein des équipes.

Il est toutefois plus courant de faire appel à un traiteur professionnel pour la fête estivale de l'entreprise, ou d'organiser directement la fête dans un restaurant.

Dans ce dernier cas, un buffet est préférable à un menu fixe, car les invités peuvent se servir selon leurs envies.

Qu'il s'agisse d'un traiteur ou d'un restaurant avec buffet, il est important de proposer un large choix de mets. Parmi ceux-ci, des options végétariennes et véganes en nombre suffisant sont indispensables.

Des boissons en quantité suffisante doivent bien entendu également être servies lors d'une fête estivale. En plus de l'eau, des jus et des sodas, la bière, le vin ou les cocktails sont une excellente idée.

Il est toutefois essentiel que le choix des plats et des boissons soit en accord avec la philosophie de l'entreprise. Ainsi, les entreprises qui affirment se soucier de l'environnement devraient plutôt proposer des snacks bio et sains plutôt que de la restauration rapide bon marché, de préférence dans de la vaisselle réutilisable plutôt que dans des assiettes en plastique.

Si le lieu et les animations prévues sont les principaux facteurs déterminant l'atmosphère d'une fête estivale, la décoration appropriée peut apporter la touche finale à l'ambiance.

Il est important que tous les éléments décoratifs choisis correspondent à la fois à l'ambiance et au thème de l'événement. S'il s'agit par exemple d'une soirée à thème avec une ambiance balnéaire, les couleurs et accessoires maritimes sont de mise.

Si l'événement doit être particulièrement élégant, il est également conseillé d'adopter un concept de couleurs pour les nappes, les compositions florales et la décoration de table.

L'équipement technique est particulièrement déterminant pour le succès d'une fête estivale incluant des animations musicales. Des systèmes d'éclairage et de sonorisation doivent être disponibles pour les spectacles et les prises de parole.

Pour les présentations ou les effets visuels particuliers, des projecteurs et des écrans sont également recommandés.

Dès le début de la planification, il est judicieux d'établir un aperçu du matériel technique et de l'équipement nécessaires. Cela permet de choisir le lieu en fonction des besoins et, si nécessaire, de faire appel à un technicien événementiel suffisamment tôt.

Lors de la fête estivale de l'entreprise, les invités doivent se sentir à l'aise et, surtout, en sécurité. C'est pourquoi un concept de sécurité bien pensé fait partie des étapes les plus importantes de la planification événementielle.

En fonction de la taille de l'événement, il peut être judicieux de prévoir une équipe de premiers secours ainsi qu'un personnel de sécurité expérimenté. Cela permet de détecter rapidement les situations dangereuses potentielles et de prendre les mesures appropriées.

Les responsables d'une fête estivale doivent notamment être préparés aux urgences médicales, comme un malaise dû aux fortes chaleurs.

Il est également judicieux de simuler, au moins en théorie, différents scénarios de danger et les mesures d'urgence correspondantes. Si, par exemple, un phénomène météorologique extrême, une tempête soudaine ou un violent orage survient pendant la fête, il faut s'assurer que les invités puissent être mis en sécurité rapidement et de manière ordonnée.