A Summer Party for Your Workforce: What to Consider When Planning

Steht der Sommer mit seinen sonnigen Tagen und warmen Abenden vor der Tür, steigt bei vielen Menschen die Partystimmung. Das können sich Unternehmen zunutze machen und für ihre Belegschaft ein einzigartiges Sommerfest planen.

Hierbei handelt es sich natürlich um mehr als um ein lustiges Beisammensein. Die Firmenfeier schafft in angenehmer Atmosphäre ein zwangloses Wir-Gefühl. Das wiederum stärkt den Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens und kann die Motivation der Mitarbeiter steigern.

Damit ist ein Sommerfest nicht nur eine erinnerungswürdige Veranstaltung im Unternehmensalltag, sondern ein wichtiger Beitrag zur Mitarbeiterbindung.

Wichtig ist jedoch, dass der Feier eine durchdachte Planung vorausgeht. Welche Überlegungen dabei im Mittelpunkt stehen, zeigt der folgende Ratgeber.

Für viele Unternehmen gehört ein Sommerfest für die Mitarbeiter zum Jahresprogramm und wird dementsprechend routiniert abgearbeitet. Allerdings geht dadurch beim Feiern nicht nur ein grosser Teil der Atmosphäre verloren.

Wirkt das Fest wie eine Pflichtveranstaltung, löst es bei den Gästen – der Belegschaft und deren Familien – keine positiven Emotionen aus. Die Teambuilding- und Motivationsvorteile bleiben also auf der Strecke.

Damit das nicht geschieht, sollten die Planungsverantwortlichen jedes Sommerfest wie ein einmaliges Event betrachten. Die Planung folgt daher keiner alljährlichen Routine. Stattdessen sollte Jahr für Jahr aufs Neue überlegt werden:

• Was soll mit der Feier erreicht werden?

• Unter welchem Motto soll das Fest stehen?

• Welche Atmosphäre soll herrschen?

• Welche Stimmung soll bei den Besuchern aufkommen?
  

Werden die Ziele des Sommerfestes von Anfang an klar definiert, vereinfacht das nicht nur die Eventplanung. Auch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Feier den Erwartungen der Gäste gerecht wird und dadurch in positiver Erinnerung bleibt.

Ob Unternehmen ein Sommerfest intern planen oder dafür eine professionelle Eventagentur zurate ziehen – jede Veranstaltung verursacht Kosten.

Welche Posten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden müssen, sollten die Verantwortlichen zu Beginn der Planungsphase erörtern. So fallen bei einem Sommerfest im Unternehmen meist folgende Kostenpunkte an:

• die Verpflegung der Gäste

• die Unterhaltung

• die technische Ausstattung

• die Dekoration
  

Findet die Feier nicht auf dem Unternehmensgelände, sondern etwa in einer Eventlocation statt, entstehen durch deren Buchung weitere Kosten.

Ebenso müssen mögliche Zusatzleistungen bedacht werden. So können Unternehmen etwa einen Eventfotografen engagieren, um die gute Stimmung auf der Veranstaltung auf Bildern festzuhalten.

Fällt die Unternehmensfeier sehr gross aus, kann es zudem notwendig sein, professionelles Sicherheitspersonal einzustellen.

All diese Posten sollten bereits bei einer ersten Kostenschätzung ins Gewicht fallen. Dadurch kann ein realistisches Budget festgelegt werden. Dieser Schritt wiederum verhindert, dass die finanziellen Ressourcen unfreiwillig überschritten werden.

Tipp: Vor allem in grossen Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitern kann es schwierig werden, ein Veranstaltungsbudget exakt festzulegen. Sinnvoll ist in einem solchen Fall eine Budgetspanne.

Bei der Planung eines Sommerfestes spielt das richtige Timing eine entscheidende Rolle. Damit ist nicht nur gemeint, dass die Eventplanung frühzeitig begonnen werden sollte. Wichtig ist ausserdem, dass die Feier zu einem geeigneten Zeitpunkt stattfindet.

Um die internen Arbeitsabläufe nicht zu stören, entscheiden sich viele Firmen dazu, ein Sommerfest auf einen Samstag zu legen.

Gut zu wissen: Findet das Event ausserhalb der Arbeitszeit statt – abends oder an einem Wochenende – besteht für die Mitarbeiter keine Teilnahmepflicht. Dementsprechend kann es sein, dass deutlich weniger Gäste auf dem Fest auftauchen als erwartet.

Bei der Terminauswahl eines Sommerfests ist ebenfalls darauf zu achten, dass es nicht mit anderen Veranstaltungen kollidiert.

Vor allem in grösseren Unternehmen kann es sinnvoll sein, den Termin für ein geplantes Sommerfest mindestens ein halbes Jahr im Voraus festzulegen. Das gibt einerseits mehr Planungssicherheit und den Mitarbeitern andererseits die Möglichkeit, sich den Tag freizuhalten.

Die Atmosphäre auf einem Sommerfest hängt zu einem grossen Teil davon ab, wo die Feier stattfindet. Zwar kann in einem unternehmensinternen Konferenzsaal gefeiert werden, sofern ausreichend Platz vorhanden ist. Meist fehlt dieser Umgebung jedoch das richtige Ambiente.

Daher entscheiden sich einige Firmen, für ein Sommerfest eine externe Location zu buchen. Etwa ein Restaurant mit einem grossen Aussenbereich.

Soll das Fest tatsächlich ausserhalb des Unternehmens stattfinden, ist die rechtzeitige Buchung der gewünschten Location entscheidend. Denn insbesondere in der Hochsaison sind beliebte Lokale schnell ausgebucht.

Übrigens kommt es bei der Auswahl des Feierortes nicht nur auf dessen Atmosphäre an. Auch die Grösse, die Erreichbarkeit und die technische Ausstattung spielen bei der Planung eine entscheidende Rolle.

Ein Sommerfest ist für Unternehmen nicht nur eine gute Möglichkeit, um die Mitarbeiter zu motivieren und den Firmenzusammenhalt zu fördern.

Die Veranstaltung kann ebenfalls dazu genutzt werden, Geschäftspartner – etwa Lieferanten – einzuladen. Das verstärkt die Bindung und baut insbesondere bei neuen Partnerschaften eine Vertrauensebene auf.

Allerdings sollten die Planungsverantwortlichen berücksichtigen, dass jeder Gast mehr auf der Liste die Kosten in die Höhe treibt.

Soll das Budget der Firmenfeier überschaubar bleiben, ist es also sinnvoll, ausschliesslich die Firmenmitarbeiter einzuladen. Wer ein familiäreres Ambiente anstrebt, sollte auch die Familien oder zumindest die Partner der Mitarbeiter mit auf die Gästeliste setzen.

Tipp: Speziell bei Firmenfeiern, die in einer Eventlocation stattfinden, kann es wichtig sein, die genaue Anzahl der Gäste im Vorfeld zu kennen. In diesem Fall ergibt es Sinn, den Mitarbeitern frühzeitig eine E-Mail mit der Einladung zum Fest zu senden. Bis zu einem festgelegten Stichtag sollten sie die Möglichkeit erhalten, die Einladung anzunehmen oder abzusagen.

Dadurch lässt sich bereits mehrere Wochen vor der Party klären, wie viele Plätze in einem Lokal gebraucht werden.

Ein Sommerfest für die gesamte Belegschaft kann eine gute Teambuilding-Massnahme sein. Das setzt jedoch voraus, dass die Mitarbeiter gern zu der Veranstaltung kommen. Fühlt diese sich dagegen wie ein langweiliges Pflichtprogramm an, tendiert die Motivation, der Einladung des Chefs zu folgen, gegen null.

Damit die Feier zu einem Ereignis wird, das den Gästen positiv in Erinnerung bleibt, ist eine abwechslungsreiche Programmauswahl entscheidend. Sie nimmt nicht nur grossen Einfluss auf die Atmosphäre des Events. Sie kann ebenfalls zur Imagepflege des Unternehmens beitragen.

Erzählen etwa die Firmenmitarbeiter im Freundeskreis, wie viel Mühe sich ihr Arbeitgeber beim Ausrichten des Sommerfests gibt, wertet das den Unternehmensruf auf. Diese positive Mund-zu-Mund-Propaganda wiederum erhöht die Chancen, Bewerbern als potenzieller neuer Arbeitgeber aufzufallen.

Tipp: Als indirekte Recruiting-Massnahme kommt ein Sommerfest vor allem dann infrage, wenn es öffentlich ist. Das bedeutet, dass nicht nur die Firmenmitarbeiter und ihre Familien Zutritt bekommen. Stattdessen darf jeder teilnehmen, der Lust und Zeit hat.

Ob das Sommerfest firmenintern oder öffentlich stattfindet – eine wichtige Rolle spielt die Unterhaltung. Bei der Programmgestaltung bietet sich daher eine Mischung folgender Elemente an:

• Redebeiträge – etwa eine Ansprache des Chefs, der den Mitarbeitern für ihr bisheriges Engagement dankt

• Musikeinlagen – neben Musik vom Band etwa Live-Musik oder ein DJ

• Showeinlagen – der Auftritt eines Zauberers oder anderer Künstler
  

Gerade auf einem Sommerfest empfehlen sich zudem spielerische Aktivitäten, die das Wir-Gefühl im Unternehmen steigern. Dazu können lustige Wettbewerbe oder kleine Gewinnspiele gehören, an denen die Gäste teilnehmen können.

Wichtig: Die Teilnahme sollte nicht verpflichtend wirken.

Bei der Programmauswahl sollte unbedingt auf genug interaktive Unterhaltungsmöglichkeiten geachtet werden. Wer dabei lieber auf Spiele verzichten möchte, kann seinen Mitarbeitern auch eine Tanzfläche zur Verfügung stellen.

Mit leerem Magen arbeitet es sich nicht nur schlecht. Auch das Feiern macht weniger Spass, wenn die Verpflegung zu spärlich ausfällt. Auf einem Sommerfest sind ausreichend Snacks und Getränke für die Gäste daher das A und O.

Wie genau die Verpflegung der Mitarbeiter und deren Familien aussehen kann, hängt von mehreren Faktoren ab. Allen voran von der Anzahl der Gäste sowie der Art der Party.

Handelt es sich etwa um ein sommerliches Firmenpicknick, können die Besucher selbst ein paar Kleinigkeiten mitbringen – vielleicht einen Obstsalat oder einen Kuchen.

Natürlich sollen sich die Gäste nicht vollständig selbst versorgen müssen. Um den grossen Hunger zu stillen, kann ein Grill aufgestellt werden, auf dem der Chef Würstchen und Bouletten grillt. Das sorgt nicht nur für eine entspannte Atmosphäre, sondern kann persönliche Bindungen innerhalb der Belegschaft fördern.

Üblicher ist es jedoch, einen professionellen Caterer für das Sommerfest im Unternehmen zu engagieren. Oder die Feier direkt in einem Restaurant stattfinden zu lassen.

Bei der zweiten Variante ist ein Buffet einem festen Menü vorzuziehen. Denn hier können sich die Gäste nehmen, worauf sie Lust haben.

Ob Catering oder Buffetrestaurant – wichtig ist, dass eine grosse Auswahl an Leckereien zur Auswahl steht. Darunter sollten sich auch unbedingt genügend vegetarische und vegane Optionen befinden.

Natürlich sollten auf einem Sommerfest auch ausreichend Getränke serviert werden. Neben Wasser, Säften und Softdrinks sind Bier, Wein oder Cocktails eine gute Idee.

Entscheidend ist jedoch, dass die Speisen- und Getränkeauswahl zur eigenen Unternehmensphilosophie passt. So sollten Firmen, denen nach eigener Aussage der Umweltschutz am Herzen liegt, lieber gesunde Bio-Snacks statt billigen Fastfoods anbieten. Vorzugsweise auf wiederverwendbarem Geschirr statt auf dem Plastikteller.

Zwar sind vor allem die Location und die eingeplante Unterhaltung für die Atmosphäre auf einem Sommerfest entscheidend. Jedoch kann die richtige Dekoration dem Ambiente den letzten Schliff verleihen.

Wichtig dabei ist, dass alle ausgewählten Dekorationselemente sowohl zur Stimmung als auch zum Thema des Events passen. Handelt es sich etwa um eine Mottoparty mit Strandbezug, sind hauptsächlich maritime Farben und Accessoires gefragt.

Soll die Veranstaltung besonders elegant ausfallen, empfiehlt sich zudem ein Farbkonzept für Tischtücher, Blumengestecke und Tischdekoration.

Insbesondere bei einem Sommerfest mit eingeplanten Musikeinlagen ist die technische Ausstattung für den Erfolg der Veranstaltung entscheidend. So sollten Licht- und Tonanlagen für die Shows und Redebeiträge zur Verfügung stehen.

Für Präsentationen oder besondere visuelle Effekte empfehlen sich zudem Projektoren und Leinwände.

Bereits zu Beginn der Planung ergibt es Sinn, sich einen Überblick über die benötigte Technik und das Equipment zu verschaffen. So besteht die Chance, die Location bedarfsgerecht auszuwählen und – wenn nötig – rechtzeitig einen Eventtechniker zu engagieren.

Auf dem Sommerfest des Unternehmens sollen sich die Gäste wohl und vor allem sicher fühlen. Daher gehört ein durchdachtes Sicherheitskonzept zu den wichtigsten Schritten der Eventplanung.

Abhängig von der Grösse der Veranstaltung kann es sinnvoll sein, ein Erste-Hilfe-Team sowie erfahrenes Sicherheitspersonal einzuplanen. So können potenzielle Gefahrensituationen schnell erkannt und angemessene Massnahmen eingeleitet werden.

Insbesondere auf medizinische Notfälle wie einen Kreislaufzusammenbruch aufgrund hoher Temperaturen sollten die Verantwortlichen eines Sommerfestes vorbereitet sein.

Zudem ergibt es Sinn, verschiedene Gefahrenszenarien und entsprechende Notfallmassnahmen zumindest in der Theorie durchzuspielen. Kommt es etwa während des Festes zu einem Wetterextrem, einem plötzlichen Sturm oder einem starken Gewitter, muss gewährleistet sein, dass die Gäste schnell und geordnet in Sicherheit gebracht werden.