Una festa estiva per il personale. Ecco cosa considerare nella pianificazione

Quando l'estate si avvicina con le sue giornate soleggiate e le sue serate calde, in molte persone cresce la voglia di festeggiare. Le aziende possono approfittarne per organizzare una festa estiva unica per i propri dipendenti.

Si tratta naturalmente di qualcosa di più di un semplice momento di svago. La festa aziendale crea in un'atmosfera piacevole un senso di appartenenza informale. Questo, a sua volta, rafforza la coesione all'interno dell'azienda e può aumentare la motivazione dei dipendenti.

Una festa estiva non è quindi solo un evento memorabile nella vita aziendale, ma un contributo importante alla fidelizzazione dei dipendenti.

È tuttavia fondamentale che la festa sia preceduta da una pianificazione accurata. La guida seguente illustra quali considerazioni devono essere al centro dell'attenzione.

Per molte aziende, una festa estiva per i dipendenti fa parte del programma annuale e viene quindi organizzata in modo routinario. Tuttavia, questo approccio non fa perdere solo gran parte dell'atmosfera.

Se la festa sembra un evento obbligatorio, non suscita emozioni positive negli ospiti – i dipendenti e le loro famiglie. I vantaggi in termini di team building e motivazione vengono quindi meno.

Per evitare che ciò accada, i responsabili della pianificazione dovrebbero considerare ogni festa estiva come un evento unico. La pianificazione non segue quindi una routine annuale. Al contrario, ogni anno bisognerebbe riflettere nuovamente su:

• Cosa si vuole ottenere con la festa?

• Quale tema dovrebbe avere la festa?

• Quale atmosfera si vuole creare?

• Quale umore si vuole suscitare nei partecipanti?
  

Se gli obiettivi della festa estiva vengono definiti chiaramente fin dall'inizio, non solo si semplifica la pianificazione dell'evento. Aumenta anche la probabilità che la festa soddisfi le aspettative degli ospiti e rimanga quindi un ricordo positivo.

Che le aziende pianifichino una festa estiva internamente o si rivolgano a un'agenzia eventi professionale, ogni manifestazione comporta dei costi.

I responsabili dovrebbero discutere all'inizio della fase di pianificazione quali voci devono essere considerate nel budget. Per una festa estiva aziendale, i costi tipici includono:

• il catering per gli ospiti

• l'intrattenimento

• l'attrezzatura tecnica

• la decorazione
  

Se la festa non si svolge nella sede aziendale, ma ad esempio in una location per eventi, la prenotazione comporta ulteriori costi.

Bisogna inoltre considerare eventuali servizi aggiuntivi. Le aziende possono ad esempio ingaggiare un fotografo per immortalare il buon umore dell'evento in immagini.

Se la festa aziendale è molto grande, potrebbe inoltre essere necessario assumere personale di sicurezza professionale.

Tutte queste voci dovrebbero essere considerate già in una prima stima dei costi. In questo modo è possibile stabilire un budget realistico. Questo passaggio, a sua volta, evita che le risorse finanziarie vengano involontariamente superate.

Consiglio: Soprattutto nelle grandi aziende con più di 50 dipendenti, può essere difficile definire con precisione un budget per l'evento. In tal caso è opportuno prevedere una fascia di budget.

Nella pianificazione di una festa estiva, il giusto tempismo gioca un ruolo decisivo. Questo non significa solo che la pianificazione dell'evento dovrebbe iniziare per tempo. È anche importante che la festa si svolga in un momento adeguato.

Per non disturbare i flussi di lavoro interni, molte aziende scelgono di organizzare la festa estiva di sabato.

Bene sapere: Se l'evento si svolge al di fuori dell'orario di lavoro – la sera o nel fine settimana – i dipendenti non sono obbligati a partecipare. Di conseguenza, potrebbe presentarsi alla festa un numero di ospiti significativamente inferiore al previsto.

Nella scelta della data per una festa estiva, bisogna anche assicurarsi che non coincida con altri eventi.

Soprattutto nelle aziende più grandi, può essere opportuno fissare la data della festa estiva pianificata con almeno sei mesi di anticipo. Questo offre da un lato una maggiore sicurezza nella pianificazione e dall'altro dà ai dipendenti la possibilità di tenere libero quel giorno.

L'atmosfera di una festa estiva dipende in gran parte da dove si svolge la celebrazione. Certo, si può festeggiare in una sala conferenze interna all'azienda, a condizione che ci sia spazio sufficiente. Tuttavia, a questo ambiente manca solitamente il giusto fascino.

Per questo motivo, alcune aziende scelgono di prenotare una location esterna per la festa estiva, come ad esempio un ristorante con un ampio spazio all'aperto.

Se la festa si svolge effettivamente al di fuori dell'azienda, è fondamentale prenotare la location desiderata per tempo. Soprattutto in alta stagione, i locali più richiesti si esauriscono rapidamente.

Tra l'altro, nella scelta del luogo della festa non conta solo l'atmosfera. Anche le dimensioni, l'accessibilità e le dotazioni tecniche svolgono un ruolo decisivo nella pianificazione.

Una festa estiva non è solo un'ottima opportunità per le aziende di motivare i dipendenti e promuovere la coesione aziendale.

L'evento può essere utilizzato anche per invitare partner commerciali, come i fornitori. Questo rafforza il legame e, soprattutto nelle nuove partnership, costruisce un livello di fiducia.

I responsabili della pianificazione dovrebbero tuttavia tenere presente che ogni ospite aggiunto alla lista fa aumentare i costi.

Se si vuole mantenere il budget della festa aziendale contenuto, è quindi opportuno invitare esclusivamente i dipendenti dell'azienda. Chi desidera un'atmosfera più familiare dovrebbe includere nella lista degli ospiti anche le famiglie o almeno i partner dei dipendenti.

Consiglio: Soprattutto per le feste aziendali che si svolgono in una location per eventi, può essere importante conoscere in anticipo il numero esatto degli ospiti. In questo caso ha senso inviare ai dipendenti per tempo un'e-mail con l'invito alla festa. Entro una data limite stabilita, dovrebbero avere la possibilità di accettare o declinare l'invito.

In questo modo è possibile chiarire già diverse settimane prima della festa quanti posti sono necessari in un locale.

Una festa estiva per l'intera forza lavoro può essere un'ottima misura di team building. Tuttavia, questo presuppone che i dipendenti vengano volentieri all'evento. Se invece sembra un programma obbligatorio e noioso, la motivazione a seguire l'invito del capo tende a zero.

Affinché la festa diventi un evento che rimanga positivamente nella memoria degli ospiti, è fondamentale una scelta di programma varia. Essa non solo influenza notevolmente l'atmosfera dell'evento, ma può anche contribuire a migliorare l'immagine dell'azienda.

Se ad esempio i dipendenti raccontano agli amici quanto impegno mette il loro datore di lavoro nell'organizzare la festa estiva, questo valorizza la reputazione aziendale. Questo passaparola positivo, a sua volta, aumenta le possibilità di farsi notare dai candidati come potenziale nuovo datore di lavoro.

Consiglio: Come misura di recruiting indiretta, una festa estiva è particolarmente indicata quando è aperta al pubblico. Ciò significa che non solo i dipendenti e le loro famiglie hanno accesso. Al contrario, chiunque abbia voglia e tempo può partecipare.

Che la festa estiva si svolga internamente o sia aperta al pubblico, l'intrattenimento gioca un ruolo importante. Nella progettazione del programma è quindi opportuno un mix dei seguenti elementi:

• Interventi discorsivi – ad esempio un discorso del capo che ringrazia i dipendenti per il loro impegno finora

• Esibizioni musicali – oltre alla musica registrata, ad esempio musica dal vivo o un DJ

• Esibizioni di spettacolo – la performance di un mago o di altri artisti
  

Soprattutto in una festa estiva si consigliano inoltre attività ludiche che aumentino il senso di appartenenza in azienda. Queste possono includere divertenti gare o piccoli concorsi a premi a cui gli ospiti possono partecipare.

Importante: la partecipazione non dovrebbe sembrare obbligatoria.

Nella scelta del programma, bisogna assolutamente prestare attenzione a un numero sufficiente di possibilità di intrattenimento interattivo. Chi preferisce rinunciare ai giochi può mettere a disposizione dei propri dipendenti anche una pista da ballo.

Non si lavora bene a stomaco vuoto. Anche festeggiare è meno divertente se il catering è troppo scarso. In una festa estiva, quindi, snack e bevande sufficienti per gli ospiti sono assolutamente indispensabili.

Come può essere organizzato esattamente il catering per i dipendenti e le loro famiglie dipende da diversi fattori. Prima di tutto dal numero degli ospiti e dal tipo di festa.

Se si tratta ad esempio di un picnic aziendale estivo, i partecipanti possono portare qualcosa da casa – magari un'insalata di frutta o una torta.

Naturalmente gli ospiti non devono provvedere completamente da soli al proprio sostentamento. Per soddisfare la fame più grande, si può allestire un barbecue dove il capo griglia salsicce e hamburger. Questo non solo crea un'atmosfera rilassata, ma può favorire legami personali all'interno del personale.

È tuttavia più comune ingaggiare un catering professionale per la festa estiva aziendale, oppure organizzare la festa direttamente in un ristorante.

Nella seconda opzione, un buffet è preferibile a un menù fisso. Qui gli ospiti possono scegliere ciò che preferiscono.

Che si tratti di catering o di un ristorante a buffet, è importante che ci sia un'ampia scelta di prelibatezze. Tra queste devono assolutamente esserci anche sufficienti opzioni vegetariane e vegane.

Naturalmente, anche le bevande devono essere servite in quantità sufficiente durante una festa estiva. Oltre ad acqua, succhi e bibite, birra, vino o cocktail sono un'ottima idea.

È tuttavia fondamentale che la scelta di cibi e bevande sia in linea con la filosofia aziendale. Le aziende che dichiarano di avere a cuore la tutela dell'ambiente dovrebbero preferire snack biologici e salutari al fast food economico, preferibilmente su stoviglie riutilizzabili anziché su piatti di plastica.

Sebbene siano soprattutto la location e l'intrattenimento pianificato a essere determinanti per l'atmosfera di una festa estiva, la giusta decorazione può dare il tocco finale all'ambiente.

È importante che tutti gli elementi decorativi scelti si adattino sia all'umore che al tema dell'evento. Se si tratta ad esempio di una festa a tema con riferimenti alla spiaggia, sono richiesti principalmente colori e accessori marittimi.

Se l'evento deve essere particolarmente elegante, si consiglia inoltre un concept cromatico per tovaglie, composizioni floreali e decorazioni da tavola.

Soprattutto per una festa estiva con esibizioni musicali pianificate, le dotazioni tecniche sono decisive per il successo dell'evento. Dovrebbero essere disponibili impianti luci e audio per gli spettacoli e gli interventi discorsivi.

Per presentazioni o effetti visivi speciali si consigliano inoltre proiettori e schermi.

Già all'inizio della pianificazione ha senso farsi un'idea della tecnologia e dell'attrezzatura necessarie. In questo modo si ha la possibilità di scegliere la location in base alle proprie esigenze e, se necessario, di ingaggiare per tempo un tecnico per eventi.

Alla festa estiva aziendale gli ospiti devono sentirsi a proprio agio e soprattutto al sicuro. Per questo motivo, un concept di sicurezza ben pensato è uno dei passi più importanti nella pianificazione dell'evento.

A seconda delle dimensioni dell'evento, può essere opportuno prevedere un team di primo soccorso e personale di sicurezza esperto. In questo modo, le potenziali situazioni di pericolo possono essere riconosciute rapidamente e possono essere adottate le misure appropriate.

I responsabili di una festa estiva dovrebbero essere preparati in particolare per le emergenze mediche, come un collasso circolatorio dovuto alle alte temperature.

Inoltre ha senso simulare, almeno in teoria, diversi scenari di pericolo e le relative misure di emergenza. Se durante la festa si verifica un evento meteorologico estremo, un improvviso temporale o un forte nubifragio, bisogna garantire che gli ospiti vengano messi in sicurezza rapidamente e in modo ordinato.